Το Google Drive κάνει απλή την κοινή χρήση των αρχείων σας. Επιτρέπει επίσης σε πολλούς ανθρώπους να επεξεργάζονται το ίδιο αρχείο, κάνοντας δυνατή τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Παρακολουθήστε το παρακάτω βίντεο για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτές τις λειτουργίες.
Κοινή χρήση αρχείων
Κάθε φορά που μοιράζεστε ένα αρχείο από το Google Drive, μπορείτε να επιτρέψετε και σε άλλους να προβάλουν ή ακόμη και να επεξεργαστούν αυτό το ίδιο αρχείο. Αν και μπορείτε να μοιραστείτε οποιοδήποτε αρχείο είναι αποθηκευμένο στο Google Drive σας, είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες συνεργασίας μόνο για αρχεία που έχουν δημιουργηθεί στο Drive σας.
Ας δούμε το παράδειγμα της Olenna, μιας δασκάλας τέχνης που χρησιμοποιεί το Google Drive της για να οργανώνει επιστολές, σχέδια μαθημάτων και άλλα. Τα αρχεία της Olenna περιλαμβάνουν:
Αρχεία που διατηρεί ιδιωτικά, όπως το υπολογιστικό φύλλο της με τα έξοδα της τάξης
Αρχεία που επιτρέπει σε άλλους να επεξεργάζονται, όπως τα Έγγραφα με τα σχέδια μαθήματος που δημιουργεί με έναν συνδιδάσκοντα
Αρχεία που μοιράζεται δημόσια και δεν επιτρέπει σε άλλους να επεξεργάζονται, όπως τα ενημερωτικά δελτία και οι ανακοινώσεις που μοιράζεται με τους μαθητές της και τους γονείς τους
Αρχεία που κάποιοι άλλοι έχουν μοιραστεί μαζί της: ανάμεσα σε αυτά είναι κάποια που μπορεί να επεξεργαστεί, όπως το αποθεματικό υλικών του συνεργατη της και κάποια άλλα που δεν μπορεί, όπως το πρόγραμμα που της έστειλε ο διευθυντής του σχολείου
Όπως μπορείτε να αντιληφθείτε, δεν υπάρχει κάποια μοναδική ρύθμιση κοινής χρήσης που θα ήταν σωστή για όλα τα αρχεία της Olenna. Οι ρυθμίσεις που επιλέγετε για το κάθε ένα από τα κοινόχρηστα αρχεία σας, είναι πιθανό ότι εξαρτώνται κατ'αρχήν από το γιατί το μοιράζεστε.
Όταν μοιράζεστε ένα αρχείο με μια περιορισμένη ομάδα ανθρώπων, οι συνεργάτες σας πρέπει να συνδεθούν με έναν λογαριασμό Google για να προβάλλουν ή να επεξεργαστούν το αρχείο. Ωστόσο, όταν το μοιράζεστε με μια μεγαλύτερη ομάδα ή το κάνετε δημόσιο, οι συνεργάτες σας δεν θα χρειαστούν λογαριασμό Google για να έχουν πρόσβαση στο αρχείο.
Για να μοιραστείτε ένα αρχείο με μια περιορισμένη ομάδα ατόμων:
Εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση (εικονίδιο με το ανθρωπάκι+).
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου. Στο πλαίσιο "Άτομα", πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο. Αν θέλετε, μπορείτε να κάνετε Προσθήκη Σημείωσης που θα αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το αρχείο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Το αρχείο σας θα μοιραστεί.
Για μεγαλύτερο έλεγχο στα αρχεία σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος που βρίσκεται στην αναπτυσσόμενη λίστα για να αποφασίσετε αν οι χρήστες θα μπορούν να επεξεργαστούν, να σχολιάσουν ή απλά να προβάλλουν το αρχείο.
Κοινή χρήση με σύνδεσμο
Μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε ένα αρχείο με μια μεγαλύτερη ομάδα ανθρώπων, παρέχοντας ένα σύνδεσμο προς οποιοδήποτε αρχείο του Google Drive σας. Ένας σύνδεσμος είναι βασικά μια διεύθυνση URL ή μια διεύθυνση ιστού για κάθε αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για αρχεία που θα ήταν πολύ μεγάλα για να αποσταλούν ως συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως αρχεία μουσικής ή βίντεο. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε ένα αρχείο αναρτώντας το σύνδεσμο σε μια δημόσια ιστοσελίδα. Όποιος κάνει κλικ στον σύνδεσμο θα μεταφερθεί στο αρχείο.
Για να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο:
Εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση (εικονίδιο με το ανθρωπάκι+).
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου. Κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης.
Ένας σύνδεσμος προς το αρχείο θα αντιγραφεί στο πρόχειρο ιστού σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να επικολλήσετε τον σύνδεσμο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στον Ιστό για να μοιραστείτε το αρχείο. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος.
Τα αρχεία που μοιράζονται μαζί σας
Οι χρήστες μπορούν επίσης να επιλέξουν να μοιραστούν αρχεία μαζί σας. Αυτά τα αρχεία θα εμφανιστούν στο φάκελο Σε κοινή χρήση με εμένα. Ωστόσο, εάν προτιμάτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα αρχείο από το Google Drive χωρίς να μεταβείτε σε αυτήν την προβολή, μπορείτε να το μετακινήσετε. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο φάκελο Σε κοινή χρήση με εμένα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το επιθυμητό αρχείο και μετά επιλέξτε Προσθήκη στο Drive.
Εργαλεία συνεργασίας
Κάθε φορά που μοιράζεστε ένα αρχείο σε μια από τις μορφές αρχείου Google Drive, θα έχετε την επιλογή να επιτρέπετε στους συν-συντάκτες σας να αλλάζουν και να επεξεργάζονται το αρχείο. Το Google Drive προσφέρει διάφορα εργαλεία που ενισχύουν τη συνεργασία κάνοντας πιο εύκολη την επικοινωνία με τους συν-συντάκτες σας και να δείτε ποιες αλλαγές έγιναν και από ποιον.
Εδώ είναι περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιλογές κοινής χρήσης που είναι διαθέσιμες στο Google Drive.
Πρόσθετες επιλογές κοινής χρήσης: Κάντε κλικ στην επιλογές: Αρχείο για να προβάλετε πρόσθετες επιλογές κοινής χρήσης. Μεταφόρτωση ως: Κάντε λήψη ως λήψη του αρχείου σας σε διαφορετική μορφή όπως ένα έγγραφο του Word, ένα αρχείο PDF ή ένα κείμενο HTML. Δημοσίευση στο Web: δημιουργεί μια απλή ιστοσελίδα του εγγράφου σας. Συνεργάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: σάς επιτρέπει να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει έναν σύνδεσμο στο αρχείο σας. Συνημμένο email: σάς επιτρέπει να στείλετε το αρχείο σας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ιστορικό αναθεωρήσεων: Επιλέξτε Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επισκόπηση ιστορικού αναθεωρήσεων για προβολή παλαιότερων εκδόσεων του αρχείου. Μπορείτε να δείτε τις αλλαγές που έχουν γίνει κατά την πάροδο του χρόνου και να επιστρέψετε σε μια παλαιότερη έκδοση, αν θέλετε.
Κουμπί σχολίων: Κάντε κλικ στο κουμπί Σχόλια για να δείτε ένα νήμα που περιέχει όλα τα σχόλια που σχετίζονται με το αρχείο, ταξινομημένα χρονολογικά. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε νέα σχόλια και να απαντήσετε σε παλιά.
Κουμπί κοινής χρήσης: Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το κουμπί Κοινή χρήση για να δείτε μια περιγραφή στις τρέχουσες ρυθμίσεις ορατότητας του αρχείου. Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση για να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης του αρχείου. Μπορείτε να μοιραστείτε το αρχείο σας με άλλους, να τροποποιήσετε την ορατότητα ή να δημιουργήσετε ένα σύνδεσμο προς το αρχείο.
Τρέχουσα προβολή και συνομιλία: Κάντε κλικ εδώ για να συζητήσετε με άλλους χρήστες που προβάλλουν τώρα το αρχείο. Σημειώστε ότι οι συζητήσεις δεν αποθηκεύονται στα σχόλια.
Δρομέας: Όταν ένας συνεργάτης τροποποιεί το αρχείο, θα εμφανιστεί ένας δρομέας με έντονο χρώμα σε οποιοδήποτε σημείο κάνει επεξεργασία. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνει ο συνεργάτης θα εμφανίζονται σε πραγματικό χρόνο.
Προσθήκη σχολίων: Τα σχόλια σάς επιτρέπουν να επισυνάψετε μια σύντομη σημείωση σε μια συγκεκριμένη ενότητα ενός αρχείου. Οι συνεργάτες σας μπορούν να δουν και να απαντήσουν σε οποιοδήποτε σχόλιο δημιουργείτε. Για να προσθέσετε ένα σχόλιο, επιλέξτε το κείμενο στο οποίο θέλετε να σχολιάσετε, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Σχόλιο από το αναπτυσσόμενο μενού. Οι συνεργάτες σας μπορούν να επιλέξουν είτε να απαντήσουν είτε να επιλύσουν το σχόλιο.
Λειτουργία υποβολής προτάσεων
Το Google Drive διαθέτει επίσης μια λειτουργία που ονομάζεται Λειτουργία υποβολής προτάσεων, η οποία είναι παρόμοια με τη λειτουργία "Παρακολούθηση αλλαγών" στο Microsoft Office. Αυτό επιτρέπει σε κάθε συνεργάτη να κάνει αλλαγές, δίνοντας παράλληλα στους άλλους συνεργάτες την ευκαιρία να ελέγξουν τις αλλαγές πριν τις καταστήσουν μόνιμες. Αυτή η σελίδα περιέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο υποβολής προτάσεων και την αποδοχή ή την απόρριψη των αλλαγών άλλων ανθρώπων.
Πρόκληση!
Ανοίξτε το αρχείο παράδειγμα . Βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο Google και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Δημιουργία αντιγράφου.
Αλλάξτε σε λειτουργία υποδείξεων.
Επιλέξτε τις τρεις πρώτες γραμμές του γράμματος και ευθυγραμμίστε στο κέντρο.
Επιλέξτε το όνομα Melissa Vaughn και προσθέστε ένα σχόλιο που λέει Διπλός έλεγχος ορθογραφίας.
Όταν τελειώσετε, το έγγραφό σας θα πρέπει να φαίνεται ως εξής:
Προαιρετικά: Δοκιμάστε να μοιραστείτε το έγγραφο με κάποιον.
